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RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-1

RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-1
2021年6月16日

本コラムでは実際に活用されているレシピ(シナリオ)を題材にしつつ、RPA(EzRobot)を組む際の考え方やコツなどをご紹介させて頂きます。

中級~上級者向けとして存在している拡張機能は一切使用せず、基本機能のみで簡単に組める内容で解説します。

・RPAの組み方がわからない、難しい
・組んだRPAが止まる、動かない
といったお悩みも解決できるよう、業務改善のヒントとなりましたら幸いです。

なお、基本機能の各機能の動作の詳細や使い方については本コラムの趣旨から外れる為割愛いたします。
(※契約者様やトライアルユーザー様向けにはEzRobotユーザーサイト上のコンテンツやEzRobot操作マニュアルで情報を提供させていただいております。)

今回は、Excelのリストを作成する内容をご紹介いたします。
内容としましてはろうむ in One(社労士ソフト)」から出力したExcelデータを「オフィスステーション(社労士ソフト)」の形式に変換する動きとなりますが、社労士ソフトへの操作は行わない業種問わず汎用性の高いExcel作業のみのご紹介となりますので社労士用のソフトを使わない方にもご参考になる情報となっております。

社会保険労務士様の業務自動化例につきましては「社労士事務所RPA研究会」のコラムに掲載させて頂いておりますので、こちらも是非ご参考にして頂けますと幸いです。

はじめに

まずは何の動作をしたいかの把握から入ります。

こちらが「ろうむ in One(社労士ソフト)」から出力したデータとなります。
※横長のデータの為、2枚の画像に分けております。
※データ内容はサンプルとしてランダムに生成したものになります。

出力データ(R列まで)

出力データ(R列以降)

そしてこちらが「オフィスステーション(社労士ソフト)」へアップロードする用のフォーマットシートとなります。
※横列は「FR」まで続いている為、1枚の画像に省略させて頂きました。

オフィスステーション フォーマットシート(P列まで)

4~8行目に入力例が記載されています。この形式に従って「ろうむ in One(社労士ソフト)」から出力したデータを入力していけば完成となります。

大枠の動作のイメージ

ろうむ in One」(転記元)から出力したデータを「オフィスステーション」(転記先)のフォーマットシートへそのままコピー&ペーストの転記で済むのであれば楽なのですが、パッと上記の画像を見ただけでも、そのままの転記では済まないということが分かります。以下はうまくいかないと思われる項目の例です。

氏名

・転記元
姓名がひとつのセルにまとまっている

・転記先
姓と名でそれぞれのセルに入力

郵便番号

・転記元
郵便番号の”-”(ハイフン)部分で2つのセルに分かれている

・転記先
1つのセルにまとまっている

住所

・転記元
住所1と住所2の項目に規則性がない

・転記先
住所の項目が「都道府県」「市区町村」「丁目・番地」「建物名」で整理されている

その他

他にも調べてみると

・日付関連の書式の違い
・「続柄」という項目の有無

がございました。

上記の情報を、転記先の形式に揃えた後に、貼付けという流れがスムーズかと存じますので、その流れでロボットを作成していきたいと思います。

大枠の動作についてはイメージが沸きました。

詳細の動作について把握

大まかな動作の流れとしては「ろうむ in One」から出力したデータを直接Excel上で整形して、「オフィスステーション(社労士ソフト)」のフォーマットへ転記することになります。以下はもう少し細分化した流れです。

  1. 「ろうむ in One」から出力したデータに転記・整形用の列を挿入
  2.  1.で挿入した列に必要に応じて関数を入力
  3.  1.の列に対して別のセルからデータを転記し、整形を行う。
  4. 整形を行ったデータ、整形の必要のないデータ、これらのうち必要なデータを全て「オフィスステーション」(転記先)のフォーマットシートへ転記する

なお、「ろうむ in One」から出力したデータを一旦整形専用のExcelシート上に対して必要情報を転記し整形する方法もございますが、今回は「ろうむ in One」から出力したデータを直接Excel上で整形する方法を採用することにします。

まずは”1.「ろうむ in One」から出力したデータに転記・整形用の列を挿入”という動作について把握をしていきたいと思います。

RPA動作中に、まずは
・氏名
・郵便番号
・住所
の項目を転記先の形式に変換する必要があるので、その分の列を確保(詳細については次回以降に解説させて頂きます)して計算する必要がございます。

分かりやすいよう背景色をつけて画像にさせて頂きました。

「ろうむ in One(社労士ソフト)」から出力したデータ(転記・整形用の列を挿入)

緑色の列は、転記先の形式に変換する為に確保したい項目となりますので、D,E,J,M,N,Oの6列が追加となります。

上記の列追加も計算に入れた上で「転記元の何列目の情報を、転記先の何列目に差し込むか」となりますが、ひとつひとつを確認していったところ、このようになりました。

もしかしたら組みながら変更が出る可能性もありますが、組む際の参考として残しておこうと思います。

以下は各項目に対する処理内容となります。

【そのまま張り付け】
「従業員番号」、「性別」、「健康保険証番号」、「基礎年金番号」、「雇用保険番号」、「健保」、「最新標準報酬」、「厚年」、「種別」、「変更月」

【関数で調整】
「姓」、「名」、「住所1」、「住所2」

【表示形式を変更】
「入社日」、「雇用取得日」、「健保取得日」、「厚年取得日」、「基金取得日」、「生年月日」、「退社日」、「健保喪失日」、「厚年喪失日」、「基金喪失日」、「雇用喪失日」

【項目追加】
「本人」

こちらも実際にひとつひとつ組みながら確認していきます。

貼付けていく動作は、EzRobotの基本機能「繰り返し」を使えそうな印象です。

また、上記の画像のように「転記元と転記先のセルの列が決まっている」ので、列の値を変数に格納して、データがなくなるまで繰り返しを採用するのもよりスマートかもしれません。
※こちらにつきましても次回以降に細かく解説いたします。

ここまでの流れのように、実際にロボットを組み始める前に“多少曖昧だとしてもある程度の大枠の予測”と”どのような流れで組んでいくか”のイメージを膨らませることにより、以降の作業を進めやすくなります。

まとめ

今回の動作は

・転記元の姓名や住所等の形式を変換
・転記先へ貼付け

というExcel内で完結する動きの導入部分になります。Excel関数を使ったデータの変換方法普段使わないようなショートカットキーの使い方や、変数の扱い方の応用編などを次回以降のコラムにて解説させて頂きますので、ロボットを組む上での発想や組み方の参考にして頂けますと幸いです。

次回コラムでは、転記先の形式に合わせたデータの変換方法(Excel関数について)から解説させて頂きます。

 

RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-2へ(近日公開)

最後に

RPA EzRobotは【低価格劇的にカンタン手厚いサポート】が特徴のRPA製品です。

「どのようにレシピを組めば良いかわからない」といった際でも、サポート(電話/チャット/メール/Web会議等)にてご相談を承っております。

また、弊社にて作成済のレシピ(シナリオ)を無料でダウンロードして微調整のみですぐに使うことが可能です。(こちらは契約者様向けサポートサイト「EzRobotユーザーサイト」からダウンロードできます。)

是非、お気軽にお問合せください。

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