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RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-3

RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-3
2021年7月26日

本コラムでは実際に活用されているレシピ(シナリオ)を題材にしつつ、RPA(EzRobot)を組む際の考え方やコツなどをご紹介させて頂きます。

中級~上級者向けとしている拡張機能は一切使用せず、基本機能のみで簡単に組める内容で解説します。

・RPAの組み方がわからない、難しい
・組んだRPAが止まる、動かない
といったお悩みも解決できるよう、業務改善のヒントとなりましたら幸いです。

なお、基本機能の各機能の動作の詳細や使い方については本コラムの趣旨から外れる為割愛いたします。
(※契約者様やトライアルユーザー様向けにはEzRobotユーザーサイト上のコンテンツやEzRobot操作マニュアルで情報を提供させていただいております。)

過去の記事「RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-1」「RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-2」に引き続き、RPAでExcelのデータを整形した後の動作について、今回はご紹介させて頂きます。

内容としましては社労士ソフト「ろうむ in One」から出力したExcelデータを別の社労士ソフト「オフィスステーション」へ取り込む為にフォーマットを変換する動きとなります。社労士ソフト自体の操作は行わず業種問わず汎用性の高いExcelへの操作のみのご紹介となりますので、多くの方にとって参考になる情報となっております。

社会保険労務士様の業務自動化例につきましては「社労士事務所RPA研究会」のコラムに掲載させて頂いておりますので、こちらも是非ご参考にして頂けますと幸いです。

前回までのおさらい

前回までの内容により

ろうむ in One」から出力したExcelデータを
オフィスステーション」の項目の形式に変換

という動作まで進みました。

変換後の内容がこちらになります。
※赤枠内が、RPAEzRobot)の動作によって追加した項目となります。

上記の項目を、下記のExcel(オフィスステーションのフォーマット)に転記していく作業が今回行う部分となります。

ロボット動作内容のイメージ

では実際に、どのようなロボットの動きにするか、まずは頭の中でイメージを膨らませていきましょう。

大きく分けて2つの方法があると考えます。
一つは「転記元のExcelのフォーマットを転記先のExcelのフォーマットに合わせる形に修正し、最後にまとめて貼り付ける」方法、もう一つは「転記元のExcelから1列ずつ項目毎にコピーして、転記先の項目に貼り付ける」方法です。

今回は後者の方法を選択することにします。

こちらを選択した理由としましては、転記元のフォーマットを修正する形では

  • 転記先の項目数が多く、また転記元と転記先でフォーマットが大きく違うため、転記元への修正作業が膨大になり、結果的にロボットのステップ数が多くなってしまうこと。
  • 将来的に転記元もしくは転記先のフォーマットが変更された場合、ロボットを修正する必要が出てくるが、ロボットのステップ数が多いと、この修正作業が非常に煩雑かつ難しくなってしまうこと。

が主な理由となります。

では、実際にロボットを組んで行きます。

転記元から転記先にデータを貼り付ける

「転記元の情報を、転記先のどこへ貼り付けるか」につきましては、「RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-1」にて、以下のようにご紹介させて頂きました。

上記は「転記元の〇列」を「転記先の〇列」へ貼り付ける為の対応表となっております。

例えば一番上の「従業員番号」ですと

転記元のA列(A2以下)の内容を、転記先のC列(C9以下)に貼付け

となります。

同様に「姓」であれば

転記元のD列(A2以下)の内容を、転記先のE列(E9以下)に貼付け

となり、この操作が最後の「雇用喪失日」まで続くことになります。

この列を選択して、セルに貼り付ける一連の動作ですが、

「Ctrl+Space」で転記元のA列を範囲選択
「Ctrl+C」によりコピー
「Ctrl+V」により転記先のC列(C9を選択して)に貼付け

という動作を試しに手動で行ったところ、下記のようなエラーが発生してしまいました。

どうやら「転記元の列を全選択してコピー」をした情報は、「セルを指定して貼り付ける」ことはできないようです。

列をコピーした場合は列を指定する必要があります。

 

そこで列を全選択するのはやめて転記元のデータがある範囲のみを選択をする方向に切り替えようと思います。

「Ctrl+Shift+↓」のキーによって“データがある一番下まで範囲選択をする”というやり方がありますが

項目(住所1、住所2の項目等)によっては空白のあるセルが存在している為、列によってはこのやり方では最終行まで指定できないケースがあります。

他にもっと良い方法があるかもしれませんが、ここで思い浮かんだ選択肢が2つございます。

  1. 一旦A列の最終行まで移動し、その後指定列までキー操作で移動させ、その後範囲選択を行う方法
    A列の「No」の項目は間違いなく空白セルがなく一番下までデータが埋まっているので、「Ctrl+↓」で「データがある最終行」まで移動 ⇒ 「→」で対象の項目の最終行へ移動 ⇒ 「Ctrl+G(ジャンプ)」、参照先を“対象列の2行目”を指定 ⇒ Shiftを押しながら決定
  2. 一旦A列の最終行の行数を取得し、その行数を範囲選択時に使用する方法
    A列のデータが存在している最終行の行数を取得 ⇒ 「Ctrl+G(ジャンプ)」の範囲を「対象列の2行目:対象列の最終行の行数」を指定 ⇒ Shiftを押しながら決定

ロボットの処理速度的には「2.」の方が早そうです。

 

指定範囲をコピーする動作

先ほど範囲選択を行う方法として
「Ctrl+G(ジャンプ)」の範囲を「対象列の2行目:対象列の最終行の行数」を指定 ⇒ Shiftを押しながら決定
との手順を挙げさせていただきましたが、Excel上の実際の動きを見てみることにします。

下記画像はExcel上にて

A1を選択 ⇒ ジャンプ(Ctrl+G) ⇒ 参照先をA10

を選択した際の画像になります。

 

このままOK(Enter)を選択すると

上記の画像のように、A10へジャンプしました。

しかし、Shiftを押しながらOK(Enter)を選択すると

上記のように範囲選択をすることが可能です。

 

こちらをRPAにて指示を出す場合、

「従業員番号」を例に挙げると

※データが存在している最終行の値を何らかの方法で取得した後に

  1. 転記元のA2へ移動(基本機能「Excel/セル指定」)
  2. ジャンプ(基本機能「キー操作」Ctrl+G)
  3. A(基本機能「文字入力」)
  4. 最終行の数字(基本機能「文字入力」)
  5. 範囲選択(基本機能「キー操作」Shift+Enter)
  6. コピー(基本機能「キー操作」Ctrl+C)

という動作で範囲選択 ⇒ コピーをする事が可能です。

 

貼付け(ペースト)の際の動作

貼り付ける際にも、注意点がございました。

手動で範囲選択をして、そのまま「Ctrl+V」で試しに貼り付けてみたところ、こちらのようになってしまいました。

そのまま貼付け(Ctrl+V)てしまうと、転記元のセル情報がそのまま貼り付けられてしまう為、内部の数式が貼り付けられてしまった形です。

つまり、貼り付ける際にはそのまま「Ctrl+V」ではなく「値のみ貼り付け(テキスト形式で貼り付け)」を選択する必要がございます。

こちらをRPAにて指示を出す場合、以下の操作になります。

  1. 転記先のC9へ移動(基本機能「Excel/セル指定」)
  2. Shift+F10(右クリックのショートカットキー)
  3. S(形式を選択して貼付け)
  4. 値のみ貼り付けを選択
  5. Enter(決定)

※「4.値のみ貼り付けを選択」につきましては、画像クリックや方向キー等で選択が可能です。

 

引き続き、動作のイメージ作り

コピーして貼り付ける動作の確認が終わったところで、引き続き動作のイメージを作っていきます。

こちらは先ほどご紹介した、「転記元の〇列」を「転記先の〇列」へ貼り付ける為の表でございます。

数えると27行あります。

27行分の「コピーをして貼り付ける動作」をRPAで組んでいくには、なかなか地道な作業になってしまいます。

姓と名(D,E列⇒E,F列)、住所1と住所2(N,O列⇒L,M列)のように連番になっている箇所は2列まとめてコピー&ペーストできそうですが、ロボットの組み方はひと手間増えてしまい、やや複雑になってしまいます。

 

実はEzRobotでは、上記のような表を利用してロボットでカンタンに処理をすることが可能です。

詳細は、次回コラムにてご紹介させて頂きます。

 

まとめ

今回は、どのようにコピーをして、貼り付けるか。といったイメージ作りについて解説をさせて頂きました。

どちらかというとExcelの解説に近くなってしまいましたが、Excelや使用するソフト、PCのショートカットキー等に詳しくなると、自動化のイメージも沸きやすくなるのではないでしょうか。

実際にお客様から作成のご依頼を頂いた際など、私は初めて触れるソフトばかりでございます。

様々な業種、会社様によって色々なソフトを使用していらっしゃるので、その度に「どんな仕組みになっているか」「どんなショートカットキーを使っていくか」などを研究します。

組み終えたロボットの解説をさせて頂いている際に「このソフト、こんな使い方があったんだ!これは他の業務でも使えそう!」というお声を頂くこともあり、「いつも使っているソフトでも意外と使いこなせていない」というケースも多々ございます。

RPAを組みながら普段ご利用しているソフトに詳しくなると、他の業務もついでに効率化できてしまう。という可能性も御座いますので、是非ともそのような視点でも組んで頂けますと幸いです。

最後までお読み頂きありがとうございました。

 

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最後に

RPA EzRobotは【低価格劇的にカンタン手厚いサポート】が特徴のRPA製品です。

「どのようにレシピを組めば良いかわからない」といった際でも、サポート(電話/チャット/メール/Web会議等)にてご相談を承っております。

また、弊社にて作成済のレシピ(シナリオ)を無料でダウンロードして微調整のみですぐに使うことが可能です。(こちらは契約者様向けサポートサイト「EzRobotユーザーサイト」からダウンロードできます。)

是非、お気軽にお問合せください。

 

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