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RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-5

2021年8月10日

本コラムでは実際に活用されているレシピ(シナリオ)を題材にしつつ、RPAEzRobot)を組む際の考え方やコツなどをご紹介させて頂きます。

中級~上級者向けとして存在している拡張機能は一切使用せず、基本機能のみで簡単に組める内容で解説します。

・RPAの組み方がわからない、難しい
・組んだRPAが止まる、動かない
といったお悩みも解決できるよう、業務改善のヒントとなりましたら幸いです。

なお、基本機能の各機能の動作の詳細や使い方については本コラムの趣旨から外れる為割愛いたします。
(※契約者様やトライアルユーザー様向けにはEzRobotユーザーサイト上のコンテンツやEzRobot操作マニュアルで情報を提供させていただいております。)

今回はRPAとExcelを組み合わせた効率的な自動化方法について紹介いたします。

内容としましては社労士ソフト「ろうむ in One」から出力したExcelデータを別の社労士ソフト「オフィスステーション」へ取り込む為にフォーマットを変換する動きとなります。社労士ソフト自体の操作は行わず業種問わず汎用性の高いExcelへの操作のみのご紹介となりますので、多くの方にとって参考になる情報となっております。

社会保険労務士様の業務自動化例につきましては「社労士事務所RPA研究会」のコラムに掲載させて頂いておりますので、こちらも是非ご参考にして頂けますと幸いです。

前回までのおさらい

大枠のロボットの動作としましては

① 転記先の形式に合わせて、転記元のデータを形成RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-2
② 転記元のデータの最終行を取得RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-4
③ ”変換表”に沿って、転記元から転記先へコピー&ペーストを繰り返しRPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-3

となっていました。

今回は「② 転記元のデータの最終行を取得」「”変換表”に沿って、転記元から転記先へコピー&ペーストを繰り返し」について、実際のデータ上で行う事にします。

実際の処理(② データの最終行を取得)

RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-4にて詳しくご紹介した内容と同じ動きで処理をした際に、下記画像のようにA列に各行の行数を表示させたデータが最終行まで作成されます。

今回の処理の目的は最終行の行数の取得となります。

まずはセルA1を選択し、その次に最終行である位置(下の画像では51と書いてある箇所)へ「ctrl+↓」のショートカットキーで移動します。



選択されたセルの値(ここでは”51”)を変数に格納することにより、データがある最終行の位置をロボットで判断できる形になりました。

実際の処理(③ ”変換表”に沿って、転記元から転記先へコピー&ペーストを繰り返し


「年齢」が格納された列を例にしたパターンについて解説させていただきます。

1行目のヘッダ部分は含めないので、2行目(下記画像ではE2)にカーソルを置きます(このE2という位置情報は変換表から持ってきます)。

カーソルを2行目に置いたまま、ジャンプ(ctrl+G)を表示させ、参照先を赤枠で囲ったように「対象列+最終行」(下記画像ではE51)を入力します。最終行(ここでは51)は「② データの最終行を取得」で変数に格納された値から持ってきます。

上の画面で「OK」を選択(Shift+Enter)すると、下記の画面のように開始地点E2から最終行であるE51まで範囲選択が可能となりました。

この後、範囲選択した箇所をコピー、その次に転記先へ(転記先の開始位置は変換表から持ってくる)ペースト、この流れを全ての転記対象の項目(変換表に記載)に対して繰り返し行う事で、今回の動作は完成となります。

※こちらの動作につきましては、RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-3にて詳しくご紹介させて頂いております。 

 

別の実現方法のご紹介

今回の動作とは別に、別の実現方法での例もご紹介させて頂きます。

拡張機能で実現する方法

① 転記先の形式に合わせて、転記元のデータを形成RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-2
② 転記元のデータの最終行を取得RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-4
③ ”変換表”に沿って、転記元から転記先へコピー&ペーストを繰り返しRPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-3

上記の工程のうち、「② 転記元のデータの最終行を取得」について、「データがある最終行の値」を変数に格納するという動作が肝となっていましたが、拡張機能なら1回の動作でこちらが実現可能になります。

本コラムのように基本機能のみを使用するという縛りがないのであれば、今回のようなケースでは実際には拡張機能を使用することを推奨いたします。

 

列から列へコピー&ペーストする方法

RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 2-3にてご紹介した通り、列からセルへコピー&ペーストした際に下記のエラーメッセージが発生したことにより、今回は「最終行を取得した後に、セルを範囲選択をしてコピー&ペーストする」という動作にしました。

こちらのエラーが出ないようにするためには列からセルではなく、セルからセルへコピー&ペーストする必要がありました。

ただし列から列へコピー&ペーストを行うという選択肢も実はございます。

その場合には

前準備として、転記元のシートと転記先のシート、それぞれのヘッダ部分を取り除く必要がございます。


転記元データ(ヘッダあり)


転記先データ(ヘッダあり)

上記の赤枠で囲った箇所が、それぞれのヘッダ部分になります。
こちらを取り除くと、下記画像のようになります。


転記元データ(ヘッダ削除後)


転記先データ(ヘッダ削除後)

こちらにより、どちらも1行目からデータが始まる形をとれるので、列全選択 ⇒ コピー & ペースト の形が可能となります。結果的に「② 転記元のデータの最終行を取得」の手順が不要になり、幾分シナリオの構成としては簡素になります。

なお、ヘッダ部分を取り除いた状態のままでアップロードは出来ないので、転記作業が全て終了した後、ヘッダを挿入する必要があります。こちらは単純処理ですので、RPAで問題なく行えます。

まとめ

本コラムにて、社労士ソフト「ろうむ in One」から出力したExcelデータを別の社労士ソフト「オフィスステーション」へ取り込む為にフォーマットを変換する動きの解説は最終回とさせて頂きます。

今回の内容は、最後にご紹介したとおり自動化の道筋は1本ではなく、別のパターンで自動化をすることが可能でした。ExcelとEzRobotの組み合わせは汎用性が非常に高いので、様々な自動化の道筋がございます。

「ではどう組めば正解なの?」という点につきましては

自動化したい内容によって思い浮かぶ自動化の選択肢の数はそれぞれですが、結果的に違いが出るのは主に「処理速度」ではないでしょうか。

手順の違いによって「処理速度」が変わるのであれば勿論早い方が良いですが、「動作の精度」が落ちるほどに速度を追究することはお勧めいたしません。一番大切なのは「動作の正確さ」でございます。

「安定稼働」を最優先した上で「速度」を考えてロボットの道筋を立てていきますと、優秀な自動化のレシピが実現可能でございます。

「ロボットを組んだけど、なかなか安定稼働してくれない」というケースがございましたら、何かご提案できる内容があるかと存じますので、お気軽にお問合せください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

RPA(EzRobot)簡単な組み方、コツをご紹介 3-1へ(近日公開)

最後に

RPA EzRobotは【低価格劇的にカンタン手厚いサポート】が特徴のRPA製品です。

「どのようにレシピを組めば良いかわからない」といった際でも、サポート(電話/チャット/メール/Web会議等)にてご相談を承っております。

また、弊社にて作成済のレシピ(シナリオ)を無料でダウンロードして微調整のみですぐに使うことが可能です。(こちらは契約者様向けサポートサイト「EzRobotユーザーサイト」からダウンロードできます。)

是非、お気軽にお問合せください。

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