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RPAを導入する前のコツ~ソフトの比較/選択以外に大切なこと~

2021年9月9日

現在、様々なRPAソフトが市場には出回っています。

それぞれの特徴をおさえた比較サイトのようなものも多くなってきています。

RPAソフト比較検討の前に、まずは

  • RPAって聞いたことあるけど、実際に自社の業務では役に立つの?
  • 価格に見合った効果は出る?
  • 業務の効率化には興味があるが、どのように踏み込めば良いかわからない

など、色々と考えないといけないことも多いかと存じます。

いろいろとネットで調べても情報が出てきますが「イマイチわからない」といった着地になることもあるのではないでしょうか。

弊社では「RPAに興味があるけど全くわからない」といった状況でもご安心して理解して頂けるよう
導入前にまず「どんな業務を自動化したいか?」のヒアリングをさせて頂き、その際に「自動化が可能か、不可能か」の判断や「このような業務をRPAで自動化できますよ」といったwebミーティングを、弊社サポートスタッフにより無料で実施させて頂いております。

また、導入後にスムーズに自動化が進まない理由として「社内でのRPAに対する認識の違い」がございます。

導入を検討される際には、スムーズな社内業務自動化の為にも参考にして頂けますと幸いです。

経営目線での認識

売上が上がるわけではなく導入コストが余計にかかるだけで、メリットが無いと考えられてしまった

単調な作業や、定期的に行う作業などが多い場合には、RPAによる自動化は非常に効果的です。
人間の作業時間を減らし、空いた時間を有効活用することが出来ます。

しかし「ただ業務を自動化しただけ(人間の作業時間が減っただけで、ロボットが動いている間は従業員はほぼ仕事をしていない)」では、メリットを感じにくい結果になってしまいます。

  • 残業を減らす
  • 単純なミスを無くす

といった効果で十分なケースも会社様によってはございますが、最も多いケースとしては

業務自動化により空けることができた時間を、いかに他の業務に有効活用できるか?といった視点を重視して社内で取り組むことができないと「導入の費用以上の効果を出す」という着地は難しいのではないでしょうか。

上長や経営者にプレゼンをする際には、自動化したその先の効果までを意識して頂けますと「なるほど」と感じて頂けるのではと存じます。

すぐに自動化したい。と早急な結果を求められてしまった



導入後すぐに業務が自動化できるわけではございません。

自社の自動化したい業務を、RPAの作業手順に組み込んでいくところからスタートします。
組む際には、それなりに集中できる環境が必要でもありますので
普段の業務をしている状態に更に「RPAを組む業務」が圧し掛かると、担当者にとっては大きな負担となってしまいます。

忙しい状態のまま片手間で組み始めてしまうと

  • 作成に時間がかかる
  • 焦ってしまい集中できず、品質の高いロボットが作れない
  • 結果的になかなか思うようにロボットが動かず、自動化がスムーズに進まない

といった悪循環に陥ってしまいます。
業務を自動化する際には「組みこむ時間の先行投資」が必要です。
周囲の方が少しずつ業務を負担するなど、社内でのフォローが必要となります。

担当者だけ行うとなると負荷が高くなってしまいますので、周囲の協力を得られるよう巻き込んいくようにしましょう。場合によってはトップダウンでそれを行ってもらえるように調整を行うのも手となります。

従業員目線での認識

仕事が無くなる/減る/変わることへの不安



様々な会社様の自動化のお手伝いをしてきましたが、最も多いケースがこちらです。
仕事の環境が変化することに対して否定的な従業員がいる場合、なかなか思うように進みません。

  • 自分が今行っている業務が変わってしまう(新しい仕事は覚えたくない)
  • この仕事が無くなることによって、自分は難しい仕事をやらされるのではないか
  • 単純作業しかできない自分は解雇されるのではないか
  • 単純作業をしてるのが好きだから、ロボットに仕事を渡したくない!
  • あれこれ考える仕事は好きじゃない

というような気持ちが少なからずあり、自動化に対して否定的な対応をされてしまうというケースが多くございました。

一例としては、業務自動化に着手する担当者が、別の部署へ赴き
「あなたの部署のこの業務は、自動化ができると思います。ロボットに組み込むから業務内容を詳しく教えてください」と依頼をしても
「これはロボットにはできない・忙しいから教える時間がない・他の人に聞いて」と色々と理由をつけてたらい回しにされ、担当者が困り果ててしまうというケースです。

突然「あなたの仕事を自動化します」と言われても、ネガティブに受け止めてしまう方も多いかと思いますので

  • 従業員の数を減らすのが目的ではなく、生産性を高めるのが目的
  • より価値のある仕事ができるようになる
  • 自動化後の業務の形を明確にする

など、ビジョンを共有して前向きに協力して貰えるよう説明をすることも、重要なタスクのひとつです。

とある会社様の一例では「残業時間が全体的に多すぎる為、RPAを導入。沢山の業務を自動化することに成功したのに、何故か残業時間が期待していたほど減らない」といったケースがございました。
調べてみると、残業代を稼ぐことが目的の従業員がいたということが分かりました。この場合はまず「原則残業はしない」ということを導入後のビジョンとして掲げ、それに向かってRPA導入を行うという進め方にすれば、最初から防げたかもしれません。

このことからも経営層と従業員の両方でビジョンを共有することが重要ということが分かるかと思います。

まとめ

今回紹介させて頂いた内容のように、RPA導入をするため社内の受け入れ態勢を事前に済ませておくことも、スムーズな自動化の実現ために大切な課題のひとつです。

また、単純な作業は「眠くなる・飽きる・精神的に続かない」といったデメリットもございます。

そこから引き起こされるリスク「単純なミス・モチベーションの低下等」を
「ロボットと一緒に働く」ことにより回避し、人間はより人間らしい働き方を会社として推奨することが可能となります。

ロボットは人間と違い以下の面で気を遣うことはありません。

  • 24時間365日働き続けます(労働の法規に縛られることもありません)
  • 疲労もなく、メンタルも常に安定しています(長時間労働でもミスもなく、疲労による作業効率も落ちません)
  • 低賃金、賞与、昇給、社会保険不要(何時間働いてもRPAの固定使用料のみです)

業務内容次第ではありますが、RPA EzRobotは非常に有能な従業員になる可能性を秘めています。

まずはお試しでロボット(RPA)を採用しては如何でしょうか。

最後に

RPA EzRobotは【低価格劇的にカンタン手厚いサポート】が特徴のRPA製品です。

「どのようにレシピを組めば良いかわからない」といった際でも、サポート(電話/チャット/メール/Web会議等)にてご相談を承っております。

また、弊社にて作成済のレシピ(シナリオ)を無料でダウンロードして微調整のみですぐに使うことが可能です。(こちらは契約者様向けサポートサイト「EzRobotユーザーサイト」からダウンロードできます。)

是非、お気軽にお問合せください。

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